業務の棚卸をしてみよう

タブレットを効果的に導入するためには、改革したい業務に着目しその現状を把握する必要があります。効果をあげるために担当者にヒアリングするなどして情報を集め、整理して分析してみましょう。
業務の項目だけでなく、その業務が
 「誰が(WHO)」
 「誰に対して(WHOM)」
 「いつ(WHEN)」
 「どこで(WHERE)」
 「どのように(HOW)」
 「どれだけ(HOW MUCH)」行われているのか
 「なぜ(WHY)」行われているのか

という「6W2H」を対象者にヒアリングするなどして確認する必要があります。

そうして洗い出した現在の業務内容に対して、
 「導入目的を達成するために何を変える必要があるのか」
 「どう変えられるのか」

を整理します。

ここでは、「営業・販売担当の営業効率をあげたい」という目的を例にして説明します。

目的例「営業・販売担当の営業効率をあげたい」

  1.  目的に関わる業務に着目する

    目的が「営業・販売担当の営業効率をあげたい」なので、営業・販売担当の業務に着目します。
    例として、営業担当の業務を洗い出してみます。

    • 取引先への訪問・営業提案
    • 取引先との電話・メール応対
    • 営業提案書の作成
    • 日報の入力
    • 営業報告書の作成
    • 営業会議への参加
    • 稟議申請

    この中から、「日報の入力」を取り上げて見てみましょう。

  2.  業務の詳細を確認する

    取り上げた項目「日報の入力」について、業務の詳細を確認し、「6W2H」を明らかにします。

    「誰が」WHO 営業担当
    「誰に対して」WHOM 営業部長
    「いつ」WHEN 帰社後、帰宅前
    「どこで」WHERE 会社のデスクのPCで
    「どのように」HOW 社内ネットワーク上で報告内容(訪問先、商談内容等)を入力
    「どれだけ」HOW MUCH 毎日1回
    「なぜ」WHY 営業部長が各営業担当の商談の進捗状況を把握し管理するため
  3.  業務のフローをまとめる

    step2で確認した業務詳細のうち、「誰が(WHO)」「誰に対して(WHOM)」「いつ(WHEN)」「どこで(WHERE)」「どのように(HOW)」という「5W1H」が分かるようにフロー図をまとめます。

    「誰が」WHO 営業担当
    「誰に対して」WHOM 営業部長
    「いつ」WHEN 帰社後、帰宅前
    「どこで」WHERE 会社のデスクのPCで
    「どのように」HOW 社内ネットワーク上で報告内容(訪問先、商談内容等)を入力
  4.  タブレットを使用した場合の業務フローを作成する

    step3で確認した業務フローをもとに、タブレットを使用した場合のフロー図を作成します。
    現在の業務内容に対して、導入の目的を達成するために何を変える必要があるか、どう変えられるのかを整理していきます。

    現在のフローでは……商談から部長の指示に基づく次のアクションまで、20~35時間

    タブレット導入で……商談から部長の指示に基づく次のアクションまで、最短で3時間

  5.  タブレットを使用した場合の業務フローから効果を確認する

    タブレットを使用した場合の業務フローを参照しながら、step2の「業務内容の洗い出し」で確認した「どれだけ(HOW MUCH)」「なぜ(WHY)」の「1W1H」について、「どれくらいの効果が得られるのか」「本来の業務の目的達成が損なわれていないか」を確認します。

    「どれだけ」HOW MUCH 毎日1回
    どれくらいの効果が得られるのか
    商談から部長の指示に基づく次のアクションまでの時間が一人あたり9~32時間短縮。
    毎日商談に関する報告を行なっているため、営業活動の大幅なスピードアップが見込める。
    「なぜ」WHY 営業部長が各営業担当の商談の進捗状況を把握し管理するため
    本来の業務の目的達成が損なわれていないか
    営業部長は各営業担当の商談の進捗状況が把握でき、指示を出したり管理ができるため、目的達成は損なわれない。

目的/対象業務の改善と利用範囲の設定

目的を達成するために必要なタブレットの機能を確認し、利用範囲を設定しましょう。
下記の表は、目的によってタブレットのどの機能を利用する可能性があるかを表したものです。
目的に対してどんな機能を活かせるのかを確認して、利用範囲を具体的に設定します。

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